D'abord, il faut bien choisir votre outil technologique
Il existe plusieurs plateformes de vidéoconférence. En ce moment, celles dont on entend le plus parler sont Zoom, Meet de Google, Teams. Il y a aussi les traditionnels Facetime, Messenger et Skype... Chacune de ces applications peut offrir différentes fonctions: facilité d'utilisation, partage d'écran, partage de documents, sécurité des données, enregistrement de la réunion, nombre de participants, etc. C'est à vous de voir ce qui est important pour vous... et surtout pour votre client.
Une fois que vous vous êtes entendus sur une plateforme, pour une expérience plus stable et plus complète, préférez l'utilisation de l'application plutôt que la version web. Ensuite, c'est l'heure des tests techniques. Faites des tests. D'abord seul pour apprivoiser la plateforme, puis, re-faites encore des tests avec des amis ou votre conjoint.e. pour tester les fonctions. Ensuite, préparez votre client: envoyez-lui un petit guide de connexion, avec les grandes étapes et les infos pratiques puis partagez les documents que vous consulterez ensemble.
Quelques conseils techniques
- Micro: Attention à l'écho dans la pièce et préférez un micro, même celui de vos écouteurs.
- Optimisez votre connexion: réduisez les activités de téléchargement, préférez l'audio par téléphone pour moins de coupure.
- Clavardage: prévenez votre interlocuteur si vous lui écrivez en plus de la vidéo et pensez à aller vérifier de temps en temps que lui ne l'a pas fait.
- Partage-écran: fermez toutes vos fenêtres, mettez en veille les notifications, rangez votre bureau et préparez vos documents.
Le jour J.
Ne vous leurrez pas, il y aura des problèmes techniques. Prévoyez du temps au début de la réunion pour les ajustements. Cela réduira le stress de tout le monde. Et surtout, ayez un plan B: gardez le numéro de téléphone de votre client près de vous et appelez-le si cela devient trop compliqué.
Et pour une réunion plus confortable, vous pouvez faire appel à un "facilitateur", qui peut gérer pour vous la technique et la zone de clavardage. Ceci est essentiel si vous êtes en mode "conférence" pour un groupe de personnes.
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Attention à votre image!
Dans un échange, plusieurs éléments rentrent en compte pour que le message soit bien compris, seulement 7% passent par les mots. 38% par la voix, grâce aux éléments prosodiques (le rythme, l'intonation, la prononciation, l'accent, etc.) et les 55% restants, c'est le non verbal (le regard, les mimiques, les gestes, le maintien). Alors, dans une vidéoconférence, quand notre message est bien préparé, comment s'assurer que l'on tienne compte de tout le reste?
L'attention de l'interlocuteur est concentrée sur vous, il vous voit en plein écran. Le décodage est bouleversé, car l'attention de tous est divisée entre le virtuel et le réel: votre conversation et ce qui se passe autour (les enfants à surveiller, le chat qui passe, le facteur qui sonne). Voici donc quelques conseils pour vous aider à mettre toutes les chances de votre côté. Ces conseils sont basés sur un équilibre entre être professionnel et rester authentique. Le brief: imaginez que vous allez prendre un café avec votre client un samedi matin.
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- La lumière: une lumière indirecte, de face. (Marchez avec votre téléphone pour trouver la luminosité qui vous avantage.)
- Le cadrage: un plan buste jusqu'au plexus. Le haut du crâne touche le haut du cadre.
- L'angle de la caméra: jamais "par en dessous", mettez la caméra au niveau de vos yeux.
- La posture: restez assis sur le bout de votre chaise, vous serez moins tendance à vous avachir.
- La présence: ne disparaissez pas du cadre. Si vous devez vous absenter, coupez la caméra.
- Le regard: évitez d'avoir une image de vous dans votre écran, elle va vous distraire.
- La tenue: coiffez-vous, maquillez-vous et choisissez des vêtements adaptés. On vise d'être légèrement plus chic que l'interlocuteur. Petit truc: évitez les motifs et les rayures, l'encodage sera plus complexe et votre connexion pourrait ralentir.
- Le décor: choisissez plutôt un endroit calme. Rangez-le. Prenez-le en photo... et vous allez le re-ranger.
- Le fond d'écran créatif? Non. Pas de fond d'écran. Ni plage ni faux bureaux. C'est quétaine.
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Un plus ? Utilisez des écouteurs. Votre client n'aura pas le doute que quelqu'un d'autre autour de vous entend votre conversation. Et pour vous assurer d'être le moins dérangé possible, prévenez votre entourage.
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