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(Faire enfin la paix avec les réunions.)

Simon Massart
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2021
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(Faire enfin la paix avec les réunions.)
Photo by You X Ventures Studio , Toronto, Canada on unsplash

“Consacrer du temps précieux à une activité souvent désagréable qui sert rarement à quelque chose.” Ça décrit votre rapport aux réunions ?
On les regrette, on les raille, on s’en plaint mais on continue à s’en accommoder. Très souvent d’ailleurs, on y passe entre 5 à 10 heures par semaine, parfois plus pour les plus chanceux.


Chaque ‘oui’ à une réunion, représente un ‘non’ pour une autre activité. Chaque minute passée en réunion est une minute perdue à ne pas faire autre chose qui compte tellement plus. Quand on transforme le temps en argent, la note se chiffrerait en centaines de milliards de dollars.

Elles font perdre du temps, de l’argent, de l’énergie et elles nous donnent parfois envie de changer de travail. Les réunions restent pourtant au centre de la table. Changeons cette réalité. Réinventons nos réunions en répondant à trois questions :

Qui doit (vraiment et absolument) être présent ? Tous les collaborateurs n’ont pas besoin d’assister aux rencontres d’équipe, à tout le moins à l’entièreté de celles-ci.

Comment structurer la réunion ? Sans cadre, les réunions s’allongent sans donner plus de valeur. Il est difficile de se passer d’un agenda et d’un facilitateur et de garder le cap sur l’essentiel.

Combien de temps doit-elle durer ? Quand on ne se donne pas de limite avec le temps, il a tendance à se jouer de nous. Reprenons le contrôle sur lui.

Qui ? De quoi manger deux pizzas…
Il y avait souvent trop de personnes autour des tables de réunion de Jeff Bezos. Sa solution ? La règle des deux pizzas ! Le papa d’Amazon considère que deux grandes pizzas devraient pouvoir nourrir tous les collaborateurs. “Si vous ne pouvez pas nourrir une équipe avec deux pizzas, c'est qu'elle est trop grosse”.

La formule nous rappelle l’importance de ne pas dépasser les 6 à 10 personnes. La “two pizzas team” serait la plus optimale pour permettre une dynamique “agile”.

Elle vise à nous conditionner à se demander si la présence de chacun est nécessaire pour l’entièreté d’une réunion.
La réponse est souvent négative, la question trop souvent oubliée.

Comment ? Avec un agenda et un facilitateur attitré
Un bateau sans gouvernail risque de se perdre avant de trouver sa destination, encore moins si son équipage ne peut pas compter sur un capitaine.
Une réunion sans un agenda défini risque de l’éloigner de son objectif premier, encore moins si personne n’est en charge de la gestion de la prise de parole.

Quand on ne sait pas où l'on va, tous les chemins mènent nulle part.

Henry Alfred Kissinger

L’agenda peut prendre de nombreuses formes, l’essentiel est d’avoir une direction centrée sur les questions abordées et des objectifs.

Distribution de la parole, gestion du temps de parole et connection entre les sujets, les idées et les participants : mieux vaut ne pas laisser place et au hasard. S’il y a bien un rôle dont une réunion efficace peut difficilement se passer, c’est celui de facilitateur.

Et s’il vous avez l’âme aventureuse et innovatrice, testez la réunion debout. Selon des chercheurs de l’Université de Washington, la position debout augmenterait la collaboration, le niveau d’engagement et la capacité à résoudre des problèmes des participants tout en diminuant leur attachement aux idées. Tout ça avec changement de position !

Combien de temps ? Moins qu’on l’imagine !
"Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.” La formule de Cyril Parkinson eu un tel impact qu’elle en est devenue une “loi” qu’il vaut mieux avoir de son côté. En pratique, elle rappelle que les humains ont tendance à utiliser le temps défini pour réaliser une tâche alors qu’ils auraient les ressources pour l’accomplir - souvent beaucoup - plus rapidement.

Si on se fixe une durée de réunion de 45 minutes, la réunion tendra vers les 45 minutes alors que 25 minutes auraient sans doute été suffisantes…avec un même niveau de qualité. La loi de futilité de Parkinson - encore lui - nous donne une piste d’explication : nous aurions tendance à passer plus de temps sur des enjeux secondaires et d’en consacrer moins aux enjeux importants.

Parkinson souligne nos penchants naturels à se laisser prendre par le temps. James Knapp, de Google Ventures, nous propose une piste concrète pour les dompter :  une horloge physique avec un compte à rebours impossible à ignorer !

Ce qu'il faut retenir

Non, les réunions ne sont pas un mal nécessaire. Pour sublimer leurs avantages, nous avons besoin d’identifier ce qui limite leur impact positif. Trois conditionnement s’imposent pour enfin faire la paix avec elles :  ne convier que les personnes dont la présence est (absolument) nécessaire, s’appuyer sur un agenda en nommant un facilitateur et contrôler le temps avant qu’il ne nous contrôle.

Bibliographie et références 

-https://orgscience.uncc.edu/sites/orgscience.uncc.edu/files/media/Rogelberg%20et%20al.%20-%202007%20-%20The%20science%20and%20fiction%20of%20meetings.pdf
-https://www.inc.com/peter-economy/a-new-study-of-19000000-meetings-reveals-that-meetings-waste-more-time-than-ever-but-there-is-a-solution.html

-https://www.cnbc.com/2018/04/30/jeff-bezos-2-pizza-rule-can-help-you-hold-more-productive-meetings.html

- https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

- https://hbr.org/2018/08/why-we-procrastinate-when-we-have-long-deadlines
-https://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2016/07/11/5-deadly-meeting-mistakes-and-how-to-fix-them/#be0ec5c57049
-
https://slate.com/human-interest/2016/05/sprint-by-jake-knapp-on-googles-use-of-the-time-timer-for-testing-new-ideas.html





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